Digitalisierung im Rechnungswesen: Papierlose, teilautomatisierte Prozesse für mehr Effizienz in der Buchhaltung
Kaum ein anderes Land hat so strikte Vorgaben und Richtlinien wie Deutschland im Rechnungswesen: Von der Bilanzierung bis hin zu Jahresabschlüssen können sich Unternehmen, Freiberufler und Solo-Selbständige ebenso wie Steuerberater und Buchhalter Unterstützung holen – dank zusehends stärker und intelligenter automatisierten Prozessen, die durch den Einsatz einer zeitgemäßen Rechnungswesen-Software ermöglicht werden
Wie Digitalisierung im Rechnungswesen aussieht – und was sie bringt
Eine zuverlässige Buchhaltungssoftware findet man heute, mit sehr großer Wahrscheinlichkeit, in jedem Unternehmen – und ELSTER benutzen sie ebenfalls allesamt. Dadurch werden Buchhaltungsprozesse zwar digitaler, ein digitales Rechnungswesen entsteht damit aber noch nicht. Die großen Effizienzgewinne entstehen an anderer Stelle und haben, neben der namensgebenden gesteigerten Effizienz, auch weitere Vorteile: So können intelligent arbeitende Controlling-Softwarelösungen Fehler minimieren und zugleich Ausfallzeiten reduzieren – da sie auch mobil beziehungsweise remote einsetzbar sind.
Die Digitalisierung im Rechnungswesen fängt mit ganz einfachen Schritten an: der Digitalisierung von Belegen. Aufgrund der langen Aufbewahrungspflichten in Deutschland, können sich Unternehmen allein damit physische Freiräume ebenso wie mehr Übersicht schaffen. Heutzutage speichern Rechnungswesen-Softwarelösungen gebuchte Belege automatisch ab, Ausdrucken und Abheften gehört damit der Vergangenheit an.
Des Weiteren können leistungsstarke Softwarelösungen bei der Buchung selbst unterstützen, indem sie Positionen auf Belegen automatisch den korrekten Konten beziehungsweise der Aktiva- und Passiva-Seite zuweisen. Dadurch werden vom Menschen verursachte Buchungsfehler seltener, außerdem erfolgt fortlaufend eine Überprüfung auf Plausibilität – ist die nicht gegeben, wird sich die Software sofort „zu Wort“ melden und lange Fehlerketten so vermeiden.
Schnittstellen sorgen dafür, dass das Rechnungswesen nicht isoliert existiert
Digitale Vorreiterunternehmen machen sich einen wichtigen Grundaspekt der Digitalisierung zu Nutze: die Vernetzung. Auch intelligente Buchhaltungsprogramme lassen sich vernetzen, um automatisierte Buchungsprozesse zu veranlagen – beispielsweise gegenüber dem Warenwirtschaftssystem oder den angeschlossenen Unternehmenskonten. Zahlungseingänge erfasst eine intelligente Buchungssoftware direkt im Onlinebanking, ordnet sie korrekt zu und bucht sie ein – ohne dass es hierbei zu menschlichen Fehlern oder schlicht Verzögerungen kommt.
Ein ebenso hoher Automatisierungsstandard erwartet Unternehmen bei der Rechnungsstellung: Besteht eine Schnittstelle zwischen der Controlling-Software und dem Warenwirtschaftssystem, werden Verkäufe automatisch gebucht, ebenso wie Wareneingänge beziehungsweise Bestellungen bei Lieferanten. Automatische Rechnungsstellung und Buchung schaffen gleichermaßen Entlastung und Übersicht.
Selbst bei Unternehmens- oder Big-Data-Analysen könnte eine intelligente, zeitgemäße Software Vorteile ausspielen: Sie sorgt beispielsweise dafür, dass interne Unternehmenskennzahlen jederzeit abrufbereit sind, akkumuliert alle Forderungen und Verbindlichkeiten in digitaler, such- und filterbarer Form und erleichtert sogar hinzugezogenen Wirtschaftsprüfern noch ihre Arbeit. Parallel dazu sind Softwarelösungen selbstverständlich auf alle geltenden Compliance-Vorschriften getrimmt, sowohl was die Datenschutzrichtlinien als auch die GoBD-Leitlinien anbelangt.
Befindet sich der Steuerberater nicht im eigenen Haus, kann eine moderne Controlling-Software Wege verkürzen: Allen voran durch die digitale Übermittlung von Belegen und Buchungen. Zeitgleich sorgen Softwarelösungen für eine standardisierte, leicht zu verarbeitende Buchhaltung. Auswertungen und vom Steuerberater erledigte Prozesse lassen sich dann ebenso leicht wieder in die Buchhaltung integrieren, wie die notwendigen Daten dort zuvor extrahiert wurden.
Die Digitalisierung in der Buchhaltung könnte sogar eine Antwort auf den Fachkräftemangel geben!
Professionelle Softwarelösungen für das Rechnungswesen, beispielsweise von etablierten Herstellern wie Haufe, bieten Unternehmen durch die freigelegten Effizienzgewinne weitere Vorteile – mitunter sogar als Antwort auf den Fachkräftemangel. Mit mehr und mehr teils oder vollständig automatisierten Prozessen, können Unternehmen die eigene Rechnungswesenabteilung verschlanken. Die Mitarbeiter, die weiterhin dort arbeiten, bekommen durch mobile, Remote- und Cloud-Lösungen zudem jederzeit die Möglichkeit, ihre eigene Arbeit ortsunabhängig zu erledigen.
Ein digitales, papierloses Rechnungswesen vermeidet Fehler, schont die Umwelt, ermöglicht Flexibilität und agiert in Verbindung mit weiteren Systemen, um Prozesse zu optimieren und die daran geknüpfte menschliche Arbeit und aufgebrachte Zeit zu reduzieren – speziell in Deutschland, dem Land der Bürokratie und hochkomplexen Vorgaben, spielt die Digitalisierung in diesem Bereich daher eine umso größere Rolle.
